So funktioniert es
Von der Idee zum laufenden Stadtgutschein
Sechs Schritte – die meisten davon erledigt die Plattform. Ihr Verein trifft die Entscheidungen: Wer darf was, wie hoch ist die Gebühr, wann ist Abrechnung.
Der Ablauf
Sechs Schritte
Herausgeber anlegen
Ihr Verein wird Herausgeber: Marke, Logo, Hausfarbe, Gebühr, Verfallfrist, Bankverbindung und Gläubiger-ID. Wir richten das mit Ihnen ein.
Händler einladen
Jede Akzeptanz- und Verkaufsstelle bekommt Standorte und Kassen-Logins. Ob ein Händler einlösen und/oder aufladen darf, legen Sie fest – nicht der Händler.
Karten bestellen
Rohlinge entstehen als Charge mit Nummern, PINs und QR-Inhalten – die Datei geht an den Kartenhersteller. Aktionsgutscheine bekommen gleich ihr Startguthaben.
Verkaufen und einlösen
Verkaufsstellen laden auf, Akzeptanzstellen lösen ein – mit der Kassen-App oder per Schnittstelle. Der Shop verkauft rund um die Uhr.
Monatsabrechnung freigeben
Vorschau prüfen, Lauf anlegen, freigeben: SEPA-Dateien für Ihr Banking, PDF-Belege per Mail an jeden Händler, Rechnung der Plattform an Sie.
Auswerten
Übersicht mit Guthabenbestand und Verfallsprognose, Jahresauswertung als CSV und PDF – für Vorstand, Versammlung und Steuerberater.
Monatsabrechnung
Zwei Dokumente je Händler – und beides zahlt sich von selbst
Am Monatsende erhält jeder Händler eine Aufladeabrechnung (was er an Verkäufen einbehalten hat, zieht der Verein per Lastschrift ein) und eine Einlösegutschrift (was Kunden bei ihm eingelöst haben, überweist der Verein abzüglich Gebühr). Beide kommen als PDF mit Ihrem Logo per Mail.
- Lastschrift-Vorankündigung mit Mandatsreferenz und Fälligkeit
- Gebühr netto plus Umsatzsteuer ausgewiesen
- SEPA-XML zum Einspielen in Ihr Online-Banking
- Freigabe in drei Schritten: Vorschau, Entwurf, Lauf
Eingriffe des Herausgebers
Wenn etwas schiefgeht, greifen Sie ein – nachvollziehbar
Karte verloren? Sperren mit Grund. Guthaben auf eine neue Karte? Ersatzkarte mit einem Klick, das Verfalldatum wandert mit. Karte zurückgegeben und wird neu verkauft? Neustart – der nächste Inhaber sieht keine alte Historie. Jeder Eingriff ist eine Buchung im Journal mit Grund und Benutzer.
- Sperren und Entsperren mit Pflichtgrund
- Kulanz-Aufladung, Abbuchung, Verlängerung des Verfalls
- Verfallenes Guthaben reaktivieren
- Auch bei Papiergutscheinen und Altkarten
Berichte
Was der Vorstand wissen will
Alles kommt aus demselben Journal – Stornos werden gegen die stornierte Buchung gerechnet, damit Abrechnung und Auswertung nie auseinanderlaufen.
Häufige Fragen
Fragen zur Einführung
Wie lange dauert die Einführung?
Herausgeber und Händler sind an einem Tag angelegt. Den Starttermin bestimmt die Kartenproduktion: Die Plattform erzeugt je Charge die Datei für den Kartenhersteller, die Rohlinge werden beim ersten Aufladen aktiv.
Wer legt die Händler an?
Der Herausgeber – mit Name, Rechten (Einlösen und/oder Aufladen) und Gebühr. Der Händler bekommt eine Einladung per Mail, vergibt sein Passwort selbst, ergänzt Bankverbindung und Standorte im Portal und legt seine Kassen an.
Wann und wie wird abgerechnet?
Monatlich in drei Schritten: Vorschau, Entwurf, Freigabe. Danach liegen je Händler eine Aufladeabrechnung (Lastschrift, pain.008) und eine Einlösegutschrift (Überweisung, pain.001) als PDF vor; die SEPA-Dateien spielen Sie in Ihr Banking ein.
Was passiert, wenn eine Karte verloren geht?
Die Karte ist anonym wie Bargeld. Kennt der Inhaber seine Kartennummer, kann der Herausgeber die Karte sperren und das Guthaben auf eine Ersatzkarte übertragen – jeder Eingriff ist eine Buchung im Journal mit Grund und Benutzer.
Wir zeigen Ihnen die Abrechnung mit echten Zahlen.
In der Demo laufen ein Monat Buchungen, eine Abrechnung und die Jahresauswertung – mit Händlern und Karten in Ihrer Marke.